onOffice - Aktivierunsanleitung
onOffice – Aktivierungsanleitung
Mit IMMOinstant beantworten Sie Immobilienanfragen vollautomatisch über WhatsApp & E-Mail.
Interessenten können sofort Termine buchen, ohne dass Sie manuell reagieren müssen.
Folgen Sie dieser Anleitung, um IMMOinstant in onOffice zu aktivieren, Ihren Kalender zu verbinden und Objekte korrekt einzurichten.
1. IMMOinstant im onOffice Marketplace aktivieren
Schritt 1 – Marketplace öffnen
In onOffice:
- Navigieren Sie zu Marketplace → Übersicht
- Suchen Sie nach IMMOinstant
- Klicken Sie auf den grünen Button „Freischalten“
Schritt 2 – AGB & AVV bestätigen
- Lesen und bestätigen Sie die AGB und die AVV
- Klicken Sie auf „Weiter zur Freischaltung“
- Im Dropdown Benutzerrecht aktivieren wählen Sie:
„Für alle Benutzer“
onOffice generiert nun Ihren API Token.
➡ Kopieren Sie den Token und fügen Sie ihn im entsprechenden Feld in IMMOinstant ein.
➡ Klicken Sie auf „Jetzt freischalten“
Schritt 3 – Aktivierung prüfen
Nach erfolgreicher Freischaltung finden Sie IMMOinstant:
Objekt öffnen → Reiter „Termine“
Hier erscheint das integrierte IMMOinstant Dashboard.
2. Kalender-Synchronisierung (Google oder Outlook)
Damit Interessenten automatisch verfügbare Termine sehen, muss Ihr Kalender verbunden sein.
Schritt 1 – IMMOinstant unter „Termine“ öffnen
Öffnen Sie ein Objekt und wechseln Sie in den Reiter:
„Termine“
Hier finden Sie das IMMOinstant Interface.
Schritt 2 – Kalender-Einstellungen öffnen
Klicken Sie oben rechts auf:
Benutzer-Einstellungen → Kalender
Schritt 3 – Kalender auswählen
Wählen Sie den gewünschten Kalender:
- Google Kalender
- Microsoft Outlook / Office 365
Schritt 4 – Authentifizierung bestätigen
Folgen Sie der Google- oder Microsoft-Abfrage:
- Zugriff erlauben
- Kalender auswählen
- Verbindung bestätigen
Schritt 5 – Speichern
Klicken Sie auf „Speichern“.
IMMOinstant überträgt nun automatisch Ihre freien Zeitfenster an Interessenten.
3. Konfiguration pro Objekt
IMMOinstant bietet für jedes Objekt eigene Einstellungen, z. B.:
- individuelle Terminslots
- Terminart & Dauer
- eigenes Buchungsformular
- Pufferzeiten
- Maximalanzahl pro Tag
- vollständige Automationen
📹 Vollständiges Setup-Video
Wichtiger Ablauf: Wann erhält der Interessent die Terminbuchungs-Nachricht?
IMMOinstant verschickt Nachrichten vollautomatisch in zwei Szenarien:
1. Portal-Anfrage
Sobald eine Anfrage über ein Immobilienportal eingeht:
- das Portal sendet die Anfrage an onOffice
- IMMOinstant erkennt den neuen Interessenten
- der Interessent erhält sofort eine WhatsApp-Nachricht
- In der WhatsApp-Nachricht wird der Interessent aufgefordert, die onOffice-E-Mail zu öffnen, um alle rechtlich erforderlichen Zustimmungen sowie – falls hinterlegt – die Provisionsvereinbarung zu bestätigen.
- Sobald diese Bestätigung erfolgt ist, erhält der Interessent automatisch einen persönlichen Terminbuchungslink via WhatsApp.
2. Neuer Kontakt in onOffice
Wenn in onOffice ein neuer Interessent/Adresse entsteht (manuell oder automatisch):
- IMMOinstant erkennt den neuen Lead
- es wird sofort die passende WhatsApp- oder E-Mail-Antwort ausgelöst
- inklusive Link zur Terminbuchung, sobald die Mail bestätigt wurde
Wichtig:
Eine Nachricht geht immer im Moment der Lead-Entstehung raus.
4. Fertig – IMMOinstant arbeitet jetzt vollautomatisch
Nach Abschluss aller Schritte:
- Neue Leads werden automatisch erkannt
- Interessenten erhalten sofort eine Nachricht
- Rechtliche Consents werden über die onOffice-Mail eingeholt
- Anschließend bekommen sie den individuellen Buchungslink
- Termine werden automatisch synchronisiert
- Sie sparen enorm Zeit und erhöhen Ihre Reaktionsgeschwindigkeit
Mit IMMOinstant beantworten Sie Immobilienanfragen vollautomatisch über WhatsApp & E-Mail und ermöglichen Interessenten sofortige Terminbuchungen.
Folgen Sie dieser Anleitung, um IMMOinstant in onOffice zu aktivieren, den Kalender zu synchronisieren und Objekte richtig zu konfigurieren
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